Hogyan használd a Fuvar-asszisztenst?

Első beállítás (egyszer, kb. 10 perc)

1. Beállítások → Cégadatok: töltsd ki a bankszámlaszámot, a válaszcímet (ide válaszolnak a megbízók) és a fizetési határidőt.
2. Beállítások → Számlázó: válaszd ki, hogy Számlázz.hu-t vagy Billingót használsz, és illeszd be a kulcsot. Hogy hol találod a kulcsot, azt a Beállításokban lévő képes útmutató mutatja meg.
3. Megbízók: vedd fel a megbízóidat: név, cím, adószám, e-mail-cím (ide megy a számla), ÁFA, fizetési határidő, és hogy fuvaronként vagy gyűjtőszámlán számlázol-e nekik.
4. Beállítások → Felhasználók: hívd meg a sofőröket az e-mail-címükkel, és adj nekik becenevet (pl. „Pisti”). Kapnak egy belépő levelet.
5. Küldd el a sofőröknek ezt a címet: app.fuvarasszisztens.hu/telepites. Ez megmutatja nekik, hogyan tegyék ki az appot a telefonjukra.

Napi munka

1. Új fuvar: Fuvarok → + Új fuvar. Megbízó, hivatkozási szám, útvonal, dátumok, rendszám, sofőr és fuvardíj. A sofőr az árat nem látja.
   Gyorsabb: a Megbízás beolvasása résznél töltsd fel a megbízó PDF-jét (vagy másold be a levél szövegét), és az app kitölti helyetted. A zöld mezőket kitöltötte, a sárgákat nézd át különösen. Ha új a megbízó, egy gombbal felveheted.
   Még gyorsabb: a Beállítások → Megbízások e-mailben résznél kapsz egy saját címet. Ha oda továbbítod a megbízásokat, a Fuvarok oldal tetején „Jóváhagyásra vár” fuvarként jelennek meg – csak átnézed és jóváhagyod.
2. A sofőr szkennel: lerakás után lefotózza a szállítólevelet. A fuvar állapota ekkor Teljesítve lesz. Ha gyenge minőségű képet küldött, a fuvar oldalán sárga figyelmeztetés jelenik meg.
3. Számla: nyisd meg a fuvart, ellenőrizd az adatokat, és nyomd meg: Számla kiállítása és küldése. Ha valami hiányzik (pl. a megbízó e-mail-címe), az app kiírja, mit pótolj.
4. Gyűjtőszámla: a gyűjtőszámlás megbízóknál a Gyűjtőszámla menüben pipáld ki a fuvarokat (pl. az egész hónapot), és egy gombbal megy ki egy számla az összes szállítólevéllel.
5. Fizetés: ha megjött a pénz, a fuvarnál nyomd meg: Megjelölés fizetettként.

Mit jelent a fuvar állapota?

Új

Létrehoztad, még nincs szállítólevél.

Teljesítve

A sofőr feltöltötte a szállítólevelet, ki lehet számlázni (a szűrőben: „Számlázandó”).

Számlázva

A számla kiment, várjuk a pénzt.

Fizetve

Megjött a pénz.

Értesítések a sofőröknek

Ha egy fuvarhoz sofőrt rendelsz, a sofőr értesítést kap a telefonjára. Ha a lerakás napján még nincs feltöltve a szállítólevél, minden nap 13 órakor emlékeztetjük („Ne felejtsd el a szállítólevelet!”), fuvaronként legfeljebb 3-szor. Akinek nincs bekapcsolva az értesítés a telefonján, e-mailt kap. A Beállításokban kikapcsolható.

Fizetési emlékeztető

A Beállítások → Fizetési emlékeztető résznél bekapcsolhatod, hogy a lejárt, ki nem fizetett számlákról az app magától emlékeztetőt küldjön a megbízónak: a lejárat utáni napon, majd hetente, legfeljebb 3-szor. Kézzel is küldhetsz a fuvar oldaláról. Teszt üzemben kapcsold ki.

Gyakori kérdések

Elrontottam egy számlát.

A számlát a saját számlázódban (Számlázz.hu, Billingo) tudod sztornózni, ugyanúgy, mint eddig.

A sofőr rossz képet töltött fel.

A fuvar oldalán töröld a szállítólevelet (amíg nincs számla), és kérd meg, hogy fotózza újra.

A sofőr nem kapja meg a belépő levelet.

Beállítások → Felhasználók → Újraküldés. Kérd meg, hogy nézze meg a Spam mappát is.

Ki látja az árakat és a számlákat?

Csak az irodai (admin) felhasználók. A sofőr csak a hozzá rendelt fuvarokat és a szkennert látja.

A könyvelőnek kell valami?

A számlák a saját számlázódban vannak, a könyvelő onnan ugyanúgy eléri őket, mint eddig.